Учет расчетов с подотчетными лицами

20-10-2013, 23:28

В ходе деятельности каждой организации может возникнуть необходимость выдачи денежных средств подотчетным лицам на осуществление хозяйственных операций и на командировочные расходы.

Подотчетные лица – это люди, работающие в организации, которые получают денежные средства на командировочные и административно-хозяйственные расходы. Операции по выдаче подотчетных сумм оформляются расходными кассовыми ордерами, либо платежными ведомостями.

Условия, соблюдаемые при учете расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами производится только при условии предоставления полного отчета по выданным суммам. Аванс работнику организации может быть выдан в наличной форме и безналичной форме. В случае выдачи денежных средств в безналичной форме могут использоваться  корпоративные пластиковые карточки. Работники организации, которые получили денежные средства под отчет, обязаны отчитаться об израсходованных суммах, а не использованные денежные средства обязаны вернуть. Если аванс подотчетному лицу выдавался в наличной форме, то он обязан отчитаться о затратах в течение трех дней с момента возвращения из командировки, либо по истечению срока, на который был получен аванс. 

Денежные средства в наличной форме могут выдаваться на определенные сроки, а именно:

  • до трех рабочих дней для расходов, которые производятся в местах нахождения организаций;
  • до десяти рабочих дней, в случае если расходы производятся вне мест расположения организаций; 
  • менее тридцати дней, если сумма, выдаваемая под отчет, не превышает размер одной базовой величины.

Если же аванс был получен в безналичной форме, то срок отчета составляет пятнадцать рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме. К авансовому отчету подотчетное лицо обязательно прилагает документы, подтверждающие произведенные расходы.  Также к авансовому отчету прилагаются товарный чек, чек кассово-суммирующего аппарата, корешок приходно-расходного ордера и др. На авансовом отчете обратной стороны указываются такие данные, как конечный получатель платежа, товар или услуга, за которую он получил денежные средства и посредством, какого документа была произведена оплата. Работники могут использовать и собственные денежные средства  для приобретения ТМЦ (товарно-материальных ценностей). В этом случае подотчетные лица должны составить отчет по израсходованным суммам в течение трех дней для того, чтобы организация возместила все расходы. Если оказывается так, что количество денежных средств аванса превышает суммы по расходам, то разницу следует вернуть в кассу. В случае возникновения обратной ситуации, то все собственные средства, затраченные подотчетным лицом, ему возмещаются. Денежные средства, которые не были возвращены в кассу, могут быть удержаны из заработной платы работника.

Документальное отражение учета расчетов с подотчетными лицами (основные проводки)

Учет расчетов с подотчетными лицами производится на счете 71. По дебету данного счета отражаются суммы, выданные подотчетным лицам, а по кредиту отражаются израсходованные и возвращенные суммы. Дебетовое сальдо – задолженность перед организацией подотчетного лица, кредитовое сальдо – задолженность перед подотчетным лицом организации.

Основными проводками, которые составляются в ходе учета операций с подотчетными лицами, являются:

  • Д 71 К 50, 51, 52, 55 – на сумму денежных средств, выданных подотчетному лицу (перечисленных на карточку);
  • Д 08, 10, 41 К 71 – на стоимость ТМЦ, приобретенных за счет подотчетных сумм;
  • Д 26, 44 К 71 – на сумму расходов, связанных с командировками подотчетных лиц;
  • Д 50 К 71 – на сумму денежных средств, неизрасходованных подотчетными лицами и возвращенными в кассу.
  • Невозвращенные в срок, не используемые подотчетные суммы отражаются записями – Д 94 К 71; Д 70 К 94 – на сумму невозвращенных подотчетных средств, удержанных из заработной платы работников. 
  • Д 92 К 71 – на сумму расходов, оплаченных из подотчетных сумм сверх нормы, но с разрешения руководителя организации.

Синтетический учет по счету 71 «Учет расчетов с подотчетными лицами» ведут в журналах-ордерах отдельно по каждому подотчетному лицу.

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами будет вестись отдельно по каждой сумме, выдаваемой в качестве аванса.


новости



Опрос

Нужен ли суд присяжных?

Да
Нет